Une note de frais TPE simple pour le collaborateur et contrôlable par l’entreprise.
Rouliva Équipe donne à chacun un espace de saisie clair et à l’administrateur un circuit court : brouillon, soumis, validé puis payé.
Des règles comprises avant la dépense
L’entreprise peut préciser les catégories autorisées, les plafonds, le seuil de justificatif et les règles de TVA. Les contrôles importants apparaissent avant la soumission.
Une note de frais adressée au bon valideur
L’administrateur choisit le destinataire global ou par collaborateur. L’utilisateur ne modifie pas l’adresse d’approbation au moment d’envoyer sa note.
Un historique partagé sans mélanger les rôles
Le valideur retrouve les notes de frais périodiques qu’il doit examiner. L’administrateur peut consolider un mois et suivre la date de paiement.
Exemple : équipe de trois techniciens
Chaque technicien termine septembre avec ses trajets, repas et achats de chantier.
- L’assistant signale une pièce obligatoire manquante.
- Après correction, chacun soumet sa note de frais au valideur défini.
- Le valideur accepte ; l’administrateur marque ensuite la note comme payée.
Chaque décision est visible sans transformer Rouliva en logiciel comptable complexe.
Une décision claire avant le remboursement.
Dans cette petite équipe, Camille prépare sa note. Le responsable contrôle les trajets, les justificatifs et les montants présentés avant d’approuver.
96 km professionnels · 48 € à rembourser dans cet exemple · 59,88 € payés par l’entreprise
- Le collaborateur prépare et soumet sa note de frais.
- Le responsable vérifie le dossier et les éventuels écarts à la politique activée.
- La décision reste dans l’historique. Le remboursement est suivi ; Rouliva ne déclenche pas de virement.
Exemple en euros avec un taux interne fictif de 0,50 €/km ; ce n’est pas un barème légal.
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