Des données propres, structurées et immédiatement exploitables par votre comptable.

Rouliva envoie au cabinet un PDF avec les justificatifs et un fichier comptable .txt cohérent avec la même note de frais. Les clients transmettent enfin des données propres au lieu de photos et tableaux à retraiter.

Choisir le bon niveau de détail

Le PDF sert à la lecture et à la validation, l’Excel permet les contrôles ligne par ligne, et l’export comptable prépare des écritures équilibrées selon les comptes configurés.

Conserver la distinction des paiements

Les dépenses personnelles alimentent le compte à rembourser ; les dépenses par carte professionnelle sont dirigées vers le compte bancaire configuré.

Préparer les imports courants

Le fichier .txt utilise une structure d’import équivalente au format FEC pour Pennylane, Sage, Cegid et ISACOMPTA. Il s’agit d’un export d’écritures, pas du FEC légal annuel de l’entreprise.

Exemple : dossier comptable de septembre

Une TPE clôture 42 trajets, 18 frais personnels et 6 achats réglés avec la carte société.

  1. L’administrateur choisit septembre et les collaborateurs concernés.
  2. Rouliva génère le PDF, l’Excel et les écritures avec les justificatifs.
  3. Les dépenses personnelles et professionnelles sont ventilées séparément.

Le cabinet reçoit enfin des données propres, structurées et contrôlables, sans reconstruire les totaux depuis des photos isolées.

Un exemple concret

Un dossier autorisé, prêt à contrôler.

L’entreprise autorise son cabinet depuis Rouliva. Le comptable retrouve les notes validées et distingue ce qui doit être remboursé de ce qui a déjà été payé par l’entreprise.

96 km professionnels · 48 € à rembourser dans cet exemple · 59,88 € payés par l’entreprise

  1. L’administrateur confirme le rattachement au bon cabinet.
  2. Le cabinet sélectionne l’entreprise, l’année et le mois à consulter en lecture seule.
  3. Il contrôle le PDF, les justificatifs et les exports disponibles. L’entreprise peut révoquer l’accès.
Les dossiers ne deviennent visibles qu’après autorisation de l’entreprise.
Démonstration · données fictives · interface en français

Exemple en euros avec un taux interne fictif de 0,50 €/km ; ce n’est pas un barème légal.

Voir la note de frais PDF