Un modèle de note de frais qui raconte clairement la période.
La note de frais Rouliva place les totaux utiles en premier, puis sépare les trajets, les dépenses et leurs justificatifs pour rester lisible à l’écran comme sur papier.
Commencer par la synthèse
Lecture comptable, total à rembourser, ventilation de TVA et répartition par moyen de paiement précèdent la certification et la traçabilité.
Séparer les blocs détaillés
Les trajets commencent sur une nouvelle page. Les dépenses et justificatifs suivent dans leurs propres sections afin d’éviter les tableaux trop serrés.
Clôturer après les contrôles essentiels
L’assistant vérifie les montants absents, pièces obligatoires, TVA incohérentes, doublons probables, trajets à vérifier et frais en attente ou refusés.
Exemple : note de frais de septembre
Le mois contient 205,01 € d’indemnités kilométriques et un achat de 14,70 € payé par l’entreprise.
- La synthèse affiche 205,01 € à rembourser.
- Les 14,70 € restent dans le coût professionnel, sans gonfler le remboursement.
- Le ticket et sa TVA de 2,45 € figurent dans les sections suivantes.
Le dirigeant et le comptable comprennent immédiatement ce qui est dû, payé et justifié.