FAQ : gestion des frais professionnels et logiciel Rouliva

La détection automatique utilise les fonctions de l’application mobile et les autorisations du téléphone. Sur ordinateur, vous retrouvez et gérez les trajets synchronisés ; un navigateur de bureau ne remplace pas le suivi mobile.

Puis-je ajouter des trajets sans activer la détection automatique ?

Oui. Dans Trajets, ajoutez un déplacement manuellement et renseignez sa date, ses adresses et sa distance. Désactiver les trajets automatiques ne masque pas ce menu. En mode Équipe, l’accès au module Trajets dépend toutefois des droits accordés par votre administrateur.

Un trajet ne démarre pas automatiquement : que dois-je vérifier ?

Ouvrez Réglages > Fiabilité du suivi sur votre téléphone. Vérifiez les autorisations demandées, notamment la localisation précise et en arrière-plan, ainsi que les éventuelles restrictions de batterie. Contrôlez ensuite les jours et horaires de suivi, la pause vacances et le téléphone choisi pour la détection. Un trajet manquant peut être ajouté manuellement.

Puis-je choisir les jours et horaires de suivi ou le mettre en pause ?

Dans les réglages de détection automatique, choisissez les jours de la semaine et la plage horaire utiles à vos déplacements. La pause vacances permet de suspendre le suivi automatique sans effacer l’historique. À votre retour, reprenez le suivi et vérifiez son état sur le téléphone utilisé.

Puis-je corriger un trajet détecté automatiquement ?

Oui, tant que vos droits et l’état de la note de frais permettent sa modification. Ouvrez le trajet pour vérifier les adresses, les horaires, les kilomètres, le motif et son affectation. Une réception GPS insuffisante peut expliquer une coupure du parcours. Contrôlez les informations avant validation plutôt que de créer un second trajet pour le même déplacement.

Quels réglages influencent le calcul des indemnités kilométriques ?

Vérifiez le véhicule, le pays de l’entreprise et le mode de calcul : barème national disponible, taux fixe ou paliers personnalisés. Selon le barème, la motorisation, la puissance fiscale et les kilomètres professionnels annuels interviennent aussi. Si vous commencez à utiliser Rouliva en cours d’année, renseignez les kilomètres professionnels déjà parcourus dans le réglage prévu, pour que les paliers tiennent compte de ce cumul. En équipe, certains paramètres sont réservés à l’administrateur.

À quoi sert la connexion à Google Calendar ?

Avec Complet ou Équipe, la connexion facultative à Google Calendar aide à nommer vos trajets à partir des rendez-vous associés. Le rapprochement utilise leur lieu et leurs horaires ; une option permet de se baser uniquement sur les horaires. L’accès est en lecture seule : Rouliva ne modifie pas vos rendez-vous. Vous pouvez corriger les titres et déconnecter l’agenda dans les réglages.

La photographie d’un justificatif suffit-elle à créer un frais ?

La reconnaissance extrait les informations utiles selon votre formule. Vérifiez le montant, la date, la catégorie et les taxes avant validation. Une extraction automatique ne décide pas de la déductibilité fiscale.

Quels formats de justificatifs puis-je importer ?

Vous pouvez joindre une photo JPG, PNG ou HEIC, ou importer un PDF, dans la limite indiquée lors de l’ajout. Pour un PDF de plusieurs pages, choisissez la page à joindre et à analyser. Vérifiez que le justificatif est entier, lisible et sans reflet, en particulier les montants et les lignes de taxes.

Que faire si l’analyse d’un justificatif échoue ou reste en attente ?

Vérifiez votre connexion Internet puis consultez le brouillon conservé dans les frais. Une analyse en attente peut encore être en cours de traitement : évitez de réimporter plusieurs fois le document. Si un échec est signalé, relancez l’analyse depuis le brouillon ou complétez les champs manuellement, puis vérifiez le résultat avant l’enregistrement.

Quelle différence entre une dépense avancée personnellement et une carte d’entreprise ?

Le moyen de paiement indique qui a réglé la dépense ; il est distinct du classement Personnel ou Professionnel. Une dépense professionnelle avancée avec votre carte ou vos espèces peut entrer dans le montant à rembourser, selon sa validation. Une dépense payée par carte d’entreprise reste à comptabiliser, sans remboursement au salarié. Par exemple, 80 € avancés personnellement et 20 € payés par l’entreprise représentent 100 € de coût professionnel, mais seulement 80 € à rembourser. Les éléments soumis dans un projet ne doivent pas créer un second remboursement dans la note périodique.

Puis-je séparer mes déplacements et frais personnels de ceux de l’entreprise ?

Avec Complet ou Équipe, l’espace Personnel permet de classer séparément vos trajets et dépenses personnels. Ils suivent leur propre périmètre et ne passent pas dans le circuit de validation des notes professionnelles. Vérifiez le classement de chaque élément ; le choix peut être différent pour l’aller et le retour d’un déplacement.

Puis-je regrouper les trajets et dépenses d’une mission par projet ?

Oui, lorsque la gestion des projets est disponible avec votre formule et vos droits. Affectez les trajets et frais au bon projet, puis préparez la note dans la section des projets brouillons. Après finalisation ou soumission, retrouvez le projet dans la section des projets en cours, avec son historique de soumissions. Les PDF projet comprennent les justificatifs disponibles. Les éléments déjà soumis sont exclus d’un nouveau remboursement périodique. Vous pouvez poursuivre le projet avec une nouvelle note pour ses nouveaux éléments.

Comment fonctionne la validation en équipe ?

Les collaborateurs transmettent leurs notes périodiques ou projet au responsable défini dans le circuit de validation. L’administrateur peut choisir un valideur par défaut ou un destinataire spécifique par collaborateur. Le responsable examine la note, puis l’approuve ou demande une correction. Si la validation individuelle des frais est activée, elle constitue une étape distincte de la validation de la note. Les politiques de frais activées signalent ou bloquent les écarts selon leur paramétrage. L’option « Validé = Payé » change le statut après validation ; elle n’effectue aucun virement.

Pourquoi une note de frais soumise n’est-elle plus modifiable ?

La soumission verrouille la note afin de préserver les éléments examinés par le valideur. En cas de refus, consultez le motif, corrigez les éléments demandés puis transmettez à nouveau la note. Pour une note déjà validée ou remboursée, adressez-vous à votre administrateur afin de suivre le circuit de correction prévu.

Marquer une note comme remboursée déclenche-t-il un virement ?

Non. Le statut de remboursement et la date de paiement servent à suivre les règlements dans Rouliva. Le paiement doit être effectué séparément par l’entreprise, via son circuit habituel. Marquez la note comme remboursée une fois le règlement confirmé pour que l’historique reflète la situation réelle.

Mon cabinet comptable peut-il consulter mes dossiers ?

Oui, dans l’espace comptable en lecture seule et sur autorisation de chaque entreprise. Le cabinet dispose de son propre espace ; son lien de rattachement permet à un administrateur connecté d’autoriser l’accès à sa seule entreprise. Le cabinet retrouve les entreprises qui l’ont autorisé, choisit le dossier, l’année et le mois, puis consulte les notes validées, les trajets et les justificatifs disponibles. Les documents et exports dépendent du dossier. Chaque entreprise peut retirer son autorisation indépendamment ; posséder le lien ne donne aucun accès aux données.

Quels documents puis-je exporter ?

Selon la page, votre formule et vos droits, Rouliva propose des PDF, des fichiers Excel et TXT, ainsi qu’une archive ZIP regroupant les documents disponibles. Les PDF détaillés et les notes projet peuvent inclure les justificatifs disponibles. L’export comptable compatible FEC prépare un fichier d’import pour le périmètre choisi : ce n’est pas le FEC légal complet de votre entreprise. Vérifiez la période, l’entreprise, les montants et les options comptables avant d’exporter ou d’envoyer les documents.

Pourquoi un trajet ou un frais manque-t-il dans ma note ou mon tableau de bord ?

Vérifiez la période, l’entreprise, le collaborateur et les filtres sélectionnés, puis le classement Personnel ou Professionnel. Contrôlez aussi la validation et la synchronisation de l’élément. Dans une note, le moyen de paiement et l’inclusion dans une note projet peuvent expliquer un montant à rembourser nul, même si la dépense est bien enregistrée.

La reconnaissance des justificatifs est-elle illimitée ?

Non. Les formules avec reconnaissance des justificatifs incluent environ 1 000 analyses par mois et par utilisateur pour des frais classiques. Ce volume est indicatif : la consommation du quota mensuel varie selon la complexité des documents et leur traitement.

Que puis-je faire sans connexion Internet ?

Les données déjà chargées restent consultables et les opérations compatibles sont conservées sur l’appareil en attendant la synchronisation. La connexion au compte, l’analyse des justificatifs, Google Calendar et les achats nécessitent Internet. Avant de changer d’appareil ou de désinstaller Rouliva, reconnectez-vous au réseau et vérifiez qu’aucune opération ne reste en attente.

Comment retrouver mes données sur mon téléphone, ma tablette et mon ordinateur ?

Connectez-vous au même compte Rouliva sur chaque appareil. Les données envoyées au serveur sont ensuite accessibles selon vos droits et le périmètre sélectionné. Si une modification manque, vérifiez d’abord le réseau et les opérations en attente sur l’appareil d’origine, puis actualisez l’autre appareil. Le suivi automatique nécessite sa propre configuration sur le téléphone choisi.

Que dois-je faire lorsque je change de téléphone ?

Terminez la synchronisation sur l’ancien téléphone avant de le remplacer. Sur le nouveau, installez Rouliva, connectez-vous au même compte et configurez les autorisations demandées. Si vous utilisez les trajets automatiques, désignez ce téléphone pour le suivi lorsque l’application le propose, puis vérifiez la fiabilité du suivi et vos horaires.

Pourquoi certaines options sont-elles absentes ou grisées ?

Les options dépendent de votre formule, de votre rôle, des modules autorisés par l’entreprise et de l’appareil utilisé. Par exemple, la détection automatique se configure sur le mobile et certains réglages d’équipe sont réservés à l’administrateur. Vérifiez ces éléments avant de conclure à un dysfonctionnement ; votre administrateur ou le support peut vous aider à identifier le droit manquant.

Où gérer mon abonnement et retrouver ses factures ?

Le canal utilisé pour l’achat détermine la gestion de l’abonnement. Pour un paiement Web, consultez Mon compte > Abonnement et facturation et le portail proposé. Pour un achat Apple ou Google Play, utilisez les abonnements et l’historique d’achats du magasin concerné. En équipe, la gestion de la formule peut être réservée à l’administrateur.

Quelles informations transmettre au support en cas de problème ?

Décrivez les étapes suivies, le résultat attendu et le message affiché. Indiquez la date, l’heure, le modèle de l’appareil, son système et la version de Rouliva. Une capture sans donnée sensible facilite le diagnostic. Ne transmettez jamais votre mot de passe, un code de connexion ou vos coordonnées bancaires complètes.

Rouliva garantit-il la conformité fiscale d’une note ?

Rouliva organise les données, les pièces et les validations. Le motif professionnel, les droits à déduction et les règles locales restent à vérifier. La validation interne n’est pas une décision de l’administration fiscale.

Comment conserver une ancienne version de ma note de frais ?

Dans Historique, le cadenas protège le PDF d’une note périodique ou personnelle. Si vous générez ensuite un nouveau PDF, une nouvelle version est ajoutée et l’ancienne reste disponible. Dans Réglages, vous pouvez activer ou désactiver le verrouillage par défaut des nouveaux PDF. Déverrouiller la dernière version permet sa mise à jour ; les versions antérieures restent conservées. Les notes projet finalisées et les notes soumises en équipe gardent leur protection habituelle. Le verrou n’ajoute aucun remboursement et ne remplace pas les règles de conservation des pièces.

Puis-je interroger mes frais depuis un assistant IA ?

Avec Complet ou Équipe, la connexion MCP permet à un administrateur autorisé de relier Rouliva à un assistant externe compatible. Vous pouvez, par exemple, lui demander un récapitulatif de vos frais sur une période. La connexion commence en lecture seule et nécessite votre accord dans Rouliva. Si vous autorisez l’écriture, elle reste limitée à la création de projets, de trajets manuels et de frais sans justificatif. Vous pouvez révoquer la connexion. Les justificatifs ne sont pas transmis par cette connexion ; les possibilités dépendent aussi de l’assistant et de sa version.

Puis-je créer une note de frais à partir d’un seul frais ou trajet ?

Lorsque cette action est disponible, ouvrez le détail du frais ou du trajet et choisissez « Créer une note de frais unique ». Donnez un nom au projet ou à la note. Rouliva crée une note projet contenant cet élément et propose son PDF dans le parcours de finalisation. En équipe, elle suit le circuit de validation du responsable. Retrouvez-la ensuite dans les notes projet et l’historique. L’élément ne doit pas être remboursé une seconde fois dans la note périodique.

Puis-je ajouter des frais à un projet déjà soumis ?

Oui, selon vos droits. Le projet reste dans « Notes de frais - projet en cours ». Affectez-lui les nouveaux frais ou trajets, puis préparez une nouvelle note pour ces éléments. Les éléments déjà soumis ne sont pas repris. L’historique conserve une ligne et un PDF par soumission : vous pouvez retrouver les étapes du projet sans remplacer la note précédente. En équipe, la nouvelle soumission passe elle aussi par la validation.

Comment gérer mes trajets habituels et les détours professionnels ?

Dans les réglages des trajets à valider, définissez les adresses du parcours habituel et sa distance de référence. L’option de détour permet de ne retenir que les kilomètres supplémentaires. Par exemple, pour un parcours de 100 km et une référence personnelle de 85 km, il reste 15 km professionnels si la règle correspond au parcours. L’option multi-trajets peut reconnaître le parcours avec ses arrêts, sur six heures maximum, et déduire les 85 km une seule fois sur l’ensemble. Vérifiez la répartition et le classement Personnel ou Professionnel avant validation.

À quoi sert l’assistant de préparation des notes de frais ?

Il rassemble les points à contrôler pour la période sélectionnée : trajets à valider, montants ou justificatifs manquants, incohérences de TVA, doublons possibles et affectations à vérifier. En équipe, les contrôles peuvent aussi tenir compte de la politique de frais activée. Ouvrez les éléments signalés pour les corriger avant l’envoi ou l’export. « Prête à être envoyée » signifie que les contrôles prévus ne signalent plus de point à traiter ; ce n’est pas une certification fiscale ou comptable.

Puis-je définir une politique de frais pour mon équipe ?

L’administrateur peut activer une politique avec des plafonds de repas ou d’hébergement, des justificatifs ou commentaires requis et des catégories autorisées. D’autres contrôles concernent notamment les horaires atypiques, le week-end ou les dépenses fractionnées. Pour les règles qui proposent ce choix, sélectionnez un avertissement, un blocage ou la désactivation. Un avertissement signale un écart ; un blocage empêche la soumission concernée tant que le point n’est pas résolu. Ces règles internes ne remplacent pas les règles fiscales.

Puis-je fermer la fenêtre pendant l’analyse d’un justificatif ?

« Fermer et analyser » ferme la fenêtre et confie l’analyse au suivi en arrière-plan : retrouvez le brouillon et son résultat dans Frais. « Fermer » ferme la fenêtre sans poursuivre l’analyse dans ce parcours. Le délai d’attente rapide est de 30 secondes ; ce délai ne garantit pas que le traitement serveur est terminé. Évitez de reprendre plusieurs fois la même photo lorsqu’une analyse est encore en attente. Vérifiez toujours les champs reconnus avant d’enregistrer le frais.

Puis-je fusionner ou découper des trajets ?

Les outils intelligents de la page Trajets proposent ces actions lorsque les éléments sont modifiables. Pour fusionner, sélectionnez des trajets consécutifs du même jour et du même véhicule, dans la limite de 20. Le découpage permet de séparer un trajet lorsque cette action est disponible. Après l’opération, vérifiez les adresses, les distances, le véhicule, le classement et les éventuelles déductions personnelles avant validation.

Rouliva peut-il apprendre le classement de mes trajets habituels ?

Les outils intelligents peuvent apprendre des règles à partir de vos confirmations de classement. Une règle devient active après trois confirmations et peut servir aux suggestions sur des trajets correspondants. Consultez les règles apprises, appliquez les suggestions après vérification ou supprimez une règle devenue inadaptée. Ces suggestions sont distinctes des parcours personnels et distances de référence que vous configurez dans les réglages.

Comment saisir un justificatif avec plusieurs taux de TVA ?

Dans le détail du frais, vérifiez les lignes de taxes proposées par la reconnaissance. Vous pouvez ajouter un taux et renseigner son montant, puis corriger ou retirer une ligne. Comparez la TVA totale, le montant HT et le TTC au justificatif. La présence d’une ligne de TVA dans Rouliva ne signifie pas automatiquement qu’elle est récupérable : ce point dépend des règles applicables et, en équipe, des paramètres de l’entreprise.

Puis-je préparer un rapport annuel et gérer plusieurs entreprises ?

La page Note de Frais permet de choisir une période mensuelle ou annuelle pour le récapitulatif et les exports disponibles. Si vous gérez plusieurs entreprises, affectez chaque trajet ou frais à la bonne entreprise et vérifiez le périmètre choisi avant l’export. Les possibilités dépendent de votre formule et de vos droits. Un rapport annuel de synthèse ne remplace pas les soumissions mensuelles du circuit de validation en équipe.

Puis-je protéger l’ouverture de l’application avec mon empreinte ou mon visage ?

Dans l’application mobile, ouvrez le réglage « Déverrouillage de l’application ». Selon les capacités du téléphone, vous pouvez utiliser son empreinte, sa reconnaissance du visage compatible ou son code de verrouillage. Cette protection s’active sur l’appareil concerné et suppose que sa sécurité soit configurée. Elle protège l’accès à une session enregistrée ; elle ne remplace pas les identifiants de votre compte Rouliva.

Puis-je connecter Rouliva à mon logiciel comptable ou à un outil interne ?

L’API entreprise permet aux outils autorisés de consulter les données disponibles en lecture seule. Un administrateur peut générer une clé, lui donner un nom, définir une expiration facultative et la révoquer. La connexion nécessite une intégration compatible : elle ne crée pas automatiquement un connecteur pour chaque logiciel comptable. L’API est distincte de l’espace comptable, destiné à la consultation humaine, et de la connexion MCP pour les assistants IA.