FAQ : gestion des frais professionnels et logiciel Rouliva · Roumanie

La détection automatique utilise les fonctions de l’application mobile et les autorisations du téléphone. Sur ordinateur, vous retrouvez et gérez les trajets synchronisés ; un navigateur de bureau ne remplace pas le suivi mobile.

Puis-je ajouter des trajets sans activer la détection automatique ?

Oui. Dans Trajets, ajoutez un déplacement manuellement et renseignez sa date, ses adresses et sa distance. Désactiver les trajets automatiques ne masque pas ce menu. En mode Équipe, l’accès au module Trajets dépend toutefois des droits accordés par votre administrateur.

Un trajet ne démarre pas automatiquement : que dois-je vérifier ?

Ouvrez Réglages > Fiabilité du suivi sur votre téléphone. Vérifiez les autorisations demandées, notamment la localisation précise et en arrière-plan, ainsi que les éventuelles restrictions de batterie. Contrôlez ensuite les jours et horaires de suivi, la pause vacances et le téléphone choisi pour la détection. Un trajet manquant peut être ajouté manuellement.

Puis-je choisir les jours et horaires de suivi ou le mettre en pause ?

Dans les réglages de détection automatique, choisissez les jours de la semaine et la plage horaire utiles à vos déplacements. La pause vacances permet de suspendre le suivi automatique sans effacer l’historique. À votre retour, reprenez le suivi et vérifiez son état sur le téléphone utilisé.

Puis-je corriger un trajet détecté automatiquement ?

Oui, tant que vos droits et l’état de la note de frais permettent sa modification. Ouvrez le trajet pour vérifier les adresses, les horaires, les kilomètres, le motif et son affectation. Une réception GPS insuffisante peut expliquer une coupure du parcours. Contrôlez les informations avant validation plutôt que de créer un second trajet pour le même déplacement.

Quels réglages influencent le calcul des indemnités kilométriques ?

Vérifiez le véhicule, le pays de l’entreprise et le mode de calcul : barème national disponible, taux fixe ou paliers personnalisés. Selon le barème, la motorisation, la puissance fiscale et les kilomètres professionnels annuels interviennent aussi. En équipe, certains paramètres sont réservés à l’administrateur. Contrôlez ces informations avant de préparer vos notes de frais.

À quoi sert la connexion à Google Calendar ?

Avec Complet ou Équipe, la connexion facultative à Google Calendar aide à nommer vos trajets à partir des rendez-vous associés. Le rapprochement utilise leur lieu et leurs horaires ; une option permet de se baser uniquement sur les horaires. L’accès est en lecture seule : Rouliva ne modifie pas vos rendez-vous. Vous pouvez corriger les titres et déconnecter l’agenda dans les réglages.

La photographie d’un justificatif suffit-elle à créer un frais ?

La reconnaissance extrait les informations utiles selon votre formule. Vérifiez le montant, la date, la catégorie et les taxes avant validation. Une extraction automatique ne décide pas de la déductibilité fiscale.

Quels formats de justificatifs puis-je importer ?

Vous pouvez joindre une photo JPG, PNG ou HEIC, ou importer un PDF, dans la limite indiquée lors de l’ajout. Pour un PDF de plusieurs pages, choisissez la page à joindre et à analyser. Vérifiez que le justificatif est entier, lisible et sans reflet, en particulier les montants et les lignes de taxes.

Que faire si l’analyse d’un justificatif échoue ou reste en attente ?

Vérifiez votre connexion Internet puis consultez le brouillon conservé dans les frais. Une analyse en attente peut encore être en cours de traitement : évitez de réimporter plusieurs fois le document. Si un échec est signalé, relancez l’analyse depuis le brouillon ou complétez les champs manuellement, puis vérifiez le résultat avant l’enregistrement.

Quelle différence entre une dépense avancée personnellement et une carte d’entreprise ?

Le moyen de paiement indique qui a réglé la dépense. Une dépense professionnelle payée avec votre carte ou vos espèces personnelles peut entrer dans le montant à rembourser, selon sa validation. Une dépense payée par carte d’entreprise reste à comptabiliser, mais ne doit pas vous être remboursée. Ce choix est distinct du classement Personnel ou Professionnel.

Puis-je séparer mes déplacements et frais personnels de ceux de l’entreprise ?

Avec Complet ou Équipe, l’espace Personnel permet de classer séparément vos trajets et dépenses personnels. Ils suivent leur propre périmètre et ne passent pas dans le circuit de validation des notes professionnelles. Vérifiez le classement de chaque élément ; le choix peut être différent pour l’aller et le retour d’un déplacement.

Puis-je regrouper les trajets et dépenses d’une mission par projet ?

Oui, lorsque la gestion des projets est accessible avec votre formule et vos droits. Affectez les trajets et dépenses concernés au bon projet, puis préparez la note correspondante. Les éléments déjà intégrés à une note projet sont identifiés dans le suivi périodique pour éviter de les compter une seconde fois dans le remboursement.

Comment fonctionne la validation en équipe ?

Les collaborateurs transmettent leurs notes ; les responsables autorisés les examinent puis les approuvent ou demandent une correction. Les politiques de frais, lorsqu’elles sont activées, aident à contrôler les écarts.

Pourquoi une note de frais soumise n’est-elle plus modifiable ?

La soumission verrouille la note afin de préserver les éléments examinés par le valideur. En cas de refus, consultez le motif, corrigez les éléments demandés puis transmettez à nouveau la note. Pour une note déjà validée ou remboursée, adressez-vous à votre administrateur afin de suivre le circuit de correction prévu.

Marquer une note comme remboursée déclenche-t-il un virement ?

Non. Le statut de remboursement et la date de paiement servent à suivre les règlements dans Rouliva. Le paiement doit être effectué séparément par l’entreprise, via son circuit habituel. Marquez la note comme remboursée une fois le règlement confirmé pour que l’historique reflète la situation réelle.

Mon cabinet comptable peut-il consulter mes dossiers ?

L’accès comptable est en lecture seule, sur autorisation de l’entreprise. Le rattachement identifie le cabinet ; posséder son lien ne donne pas accès aux données d’un client. L’entreprise peut retirer son autorisation.

Quels documents puis-je exporter ?

Rouliva propose des exports PDF, Excel et TXT pour les dossiers concernés. Le contenu disponible dépend de la formule, des droits et du périmètre sélectionné.

Pourquoi un trajet ou un frais manque-t-il dans ma note ou mon tableau de bord ?

Vérifiez la période, l’entreprise, le collaborateur et les filtres sélectionnés, puis le classement Personnel ou Professionnel. Contrôlez aussi la validation et la synchronisation de l’élément. Dans une note, le moyen de paiement et l’inclusion dans une note projet peuvent expliquer un montant à rembourser nul, même si la dépense est bien enregistrée.

La reconnaissance des justificatifs est-elle illimitée ?

Non. Les formules avec reconnaissance des justificatifs incluent environ 1 000 analyses par mois et par utilisateur pour des frais classiques. Ce volume est indicatif : la consommation du quota mensuel varie selon la complexité des documents et leur traitement.

Que puis-je faire sans connexion Internet ?

Les données déjà chargées restent consultables et les opérations compatibles sont conservées sur l’appareil en attendant la synchronisation. La connexion au compte, l’analyse des justificatifs, Google Calendar et les achats nécessitent Internet. Avant de changer d’appareil ou de désinstaller Rouliva, reconnectez-vous au réseau et vérifiez qu’aucune opération ne reste en attente.

Comment retrouver mes données sur mon téléphone, ma tablette et mon ordinateur ?

Connectez-vous au même compte Rouliva sur chaque appareil. Les données envoyées au serveur sont ensuite accessibles selon vos droits et le périmètre sélectionné. Si une modification manque, vérifiez d’abord le réseau et les opérations en attente sur l’appareil d’origine, puis actualisez l’autre appareil. Le suivi automatique nécessite sa propre configuration sur le téléphone choisi.

Que dois-je faire lorsque je change de téléphone ?

Terminez la synchronisation sur l’ancien téléphone avant de le remplacer. Sur le nouveau, installez Rouliva, connectez-vous au même compte et configurez les autorisations demandées. Si vous utilisez les trajets automatiques, désignez ce téléphone pour le suivi lorsque l’application le propose, puis vérifiez la fiabilité du suivi et vos horaires.

Pourquoi certaines options sont-elles absentes ou grisées ?

Les options dépendent de votre formule, de votre rôle, des modules autorisés par l’entreprise et de l’appareil utilisé. Par exemple, la détection automatique se configure sur le mobile et certains réglages d’équipe sont réservés à l’administrateur. Vérifiez ces éléments avant de conclure à un dysfonctionnement ; votre administrateur ou le support peut vous aider à identifier le droit manquant.

Où gérer mon abonnement et retrouver ses factures ?

Le canal utilisé pour l’achat détermine la gestion de l’abonnement. Pour un paiement Web, consultez Mon compte > Abonnement et facturation et le portail proposé. Pour un achat Apple ou Google Play, utilisez les abonnements et l’historique d’achats du magasin concerné. En équipe, la gestion de la formule peut être réservée à l’administrateur.

Quelles informations transmettre au support en cas de problème ?

Décrivez les étapes suivies, le résultat attendu et le message affiché. Indiquez la date, l’heure, le modèle de l’appareil, son système et la version de Rouliva. Une capture sans donnée sensible facilite le diagnostic. Ne transmettez jamais votre mot de passe, un code de connexion ou vos coordonnées bancaires complètes.

Rouliva garantit-il la conformité fiscale d’une note ?

Rouliva organise les données, les pièces et les validations. Le motif professionnel, les droits à déduction et les règles locales restent à vérifier. La validation interne n’est pas une décision de l’administration fiscale.