FAQ: gestión de gastos profesionales y software Rouliva

La detección utiliza app móvil y permisos del teléfono. En ordenador gestiona trayectos sincronizados; navegador de escritorio no sustituye seguimiento móvil.

¿Puedo añadir trayectos sin activar la detección automática?

Sí. En Trayectos, añada un desplazamiento manualmente e indique su fecha, direcciones y distancia. Desactivar los trayectos automáticos no oculta este menú. En modo Equipo, el acceso al módulo depende de los permisos concedidos por su administrador.

¿Qué debo comprobar si un trayecto no se inicia automáticamente?

Abra Ajustes > Fiabilidad del seguimiento en su teléfono. Compruebe los permisos solicitados, especialmente la ubicación precisa y en segundo plano, y las restricciones de batería. Revise después los días y horarios, la pausa por vacaciones y el teléfono elegido para la detección. Puede añadir manualmente un trayecto que falte.

¿Puedo elegir los días y horarios de seguimiento o ponerlo en pausa?

En los ajustes de detección automática, elija los días de la semana y la franja horaria de sus desplazamientos. La pausa por vacaciones permite suspender el seguimiento automático sin borrar el historial. Al volver, reanude el seguimiento y compruebe su estado en el teléfono utilizado.

¿Puedo corregir un trayecto detectado automáticamente?

Sí, siempre que sus permisos y el estado de la nota de gastos permitan modificarlo. Abra el trayecto para revisar direcciones, horarios, kilómetros, motivo y asignación. Una recepción GPS insuficiente puede explicar una interrupción del recorrido. Revise los datos antes de validar, en lugar de crear otro trayecto para el mismo desplazamiento.

¿Qué ajustes influyen en el cálculo de las indemnizaciones por kilometraje?

Revise el vehículo, el país de la empresa y el método de cálculo: baremo nacional disponible, tarifa fija o tramos personalizados. Según el baremo, también cuentan la motorización, la potencia fiscal y los kilómetros profesionales anuales. Si empieza a usar Rouliva durante el año, indique los kilómetros profesionales ya recorridos en el ajuste previsto para que los tramos incluyan ese acumulado. En Equipo, algunos ajustes están reservados al administrador.

¿Para qué sirve la conexión con Google Calendar?

Con Completo o Equipo, la conexión opcional con Google Calendar ayuda a nombrar los trayectos a partir de las citas relacionadas. La asociación utiliza el lugar y los horarios; una opción permite usar solo los horarios. El acceso es de solo lectura: Rouliva no modifica sus citas. Puede corregir los títulos y desconectar el calendario en los ajustes.

¿Puedo crear un gasto con una foto?

Reconocimiento extrae campos según plan. Revise importe, fecha, categoría e impuestos antes de validar. Extracción automática no decide deducción fiscal.

¿Qué formatos de justificantes puedo importar?

Puede adjuntar una foto JPG, PNG o HEIC, o importar un PDF, dentro del límite indicado al añadirlo. Si el PDF tiene varias páginas, seleccione la que desea adjuntar y analizar. Compruebe que el justificante esté completo, sea legible y no tenga reflejos, especialmente en los importes y las líneas de impuestos.

¿Qué hago si el análisis de un justificante falla o sigue pendiente?

Compruebe su conexión a Internet y abra el borrador guardado en Gastos. Un análisis pendiente puede seguir procesándose: evite importar el mismo documento varias veces. Si se indica un fallo, reintente desde el borrador o complete los campos manualmente y revise el resultado antes de guardar.

¿Qué diferencia hay entre un gasto adelantado personalmente y uno pagado con tarjeta de empresa?

El medio de pago indica quién pagó y es distinto de la clasificación Personal o Profesional. Un gasto profesional adelantado con su tarjeta o efectivo puede incluirse en el reembolso, según su validación. Un gasto con tarjeta de empresa debe contabilizarse, sin reembolsarlo al empleado. Por ejemplo, 80 € adelantados personalmente y 20 € pagados por la empresa representan 100 € de coste profesional, pero solo 80 € a reembolsar. Los elementos enviados en un proyecto no deben generar otro reembolso en la nota periódica.

¿Puedo separar mis trayectos y gastos personales de los de la empresa?

Con Completo o Equipo, el espacio Personal permite clasificar por separado sus trayectos y gastos personales. Tienen su propio ámbito y no pasan por el circuito de validación de las notas profesionales. Revise la clasificación de cada elemento: la ida y la vuelta de un desplazamiento pueden tener clasificaciones distintas.

¿Puedo agrupar los trayectos y gastos de una misión por proyecto?

Sí, cuando la gestión de proyectos esté disponible con su plan y permisos. Asigne trayectos y gastos al proyecto correcto y prepare su nota en la sección de proyectos borradores. Tras finalizar o enviar, aparece en proyectos en curso con su historial de envíos. Los PDF de proyecto incluyen los justificantes disponibles. Los elementos ya enviados se excluyen de otro reembolso periódico. Puede continuar el proyecto con una nueva nota para los elementos nuevos.

¿Cómo funciona la validación en equipo?

Los colaboradores envían sus notas periódicas o de proyecto al responsable definido en el circuito. El administrador puede elegir un validador predeterminado o un destinatario por colaborador. El responsable revisa y aprueba o solicita una corrección. Si está activada la validación individual de gastos, es una etapa distinta de validar la nota. Las políticas activadas advierten o bloquean desviaciones según su configuración. « Validado = Pagado » cambia el estado tras la validación; no realiza transferencias.

¿Por qué ya no puedo modificar una nota de gastos enviada?

El envío bloquea la nota para preservar los elementos examinados por el responsable de validación. Si se rechaza, consulte el motivo, realice las correcciones solicitadas y envíela de nuevo. Si la nota ya está validada o reembolsada, contacte con su administrador para seguir el circuito de corrección previsto.

¿Marcar una nota como reembolsada inicia una transferencia bancaria?

No. El estado de reembolso y la fecha de pago sirven para seguir los pagos en Rouliva. La empresa debe realizar el pago por separado mediante su procedimiento habitual. Marque la nota como reembolsada una vez confirmado el pago para que el historial refleje la situación real.

¿Puede mi asesor consultar mis expedientes?

Sí, desde el espacio contable de solo lectura y con autorización de cada empresa. El despacho dispone de su espacio; su enlace de vinculación permite a un administrador conectado autorizar únicamente su propia empresa. El despacho encuentra las empresas que lo autorizaron, elige expediente, año y mes y consulta notas validadas, trayectos y justificantes disponibles. Los documentos y formatos dependen del expediente. Cada empresa puede retirar su autorización por separado; tener el enlace no da acceso a los datos.

¿Qué documentos puedo exportar?

Según la página, el plan y los permisos, Rouliva ofrece PDF, archivos Excel y TXT y un ZIP con los documentos disponibles. Los PDF detallados y las notas de proyecto pueden incluir los justificantes disponibles. El formato contable compatible con FEC prepara un archivo de importación para el ámbito elegido: no es el FEC legal completo de la empresa. Revise período, empresa, importes y opciones contables antes de exportar o enviar.

¿Por qué falta un trayecto o gasto en mi nota o en el panel?

Revise el período, la empresa, el colaborador y los filtros seleccionados, y después la clasificación Personal o Profesional. Compruebe también la validación y la sincronización del elemento. En una nota, el medio de pago o la inclusión en una nota de proyecto pueden explicar un reembolso nulo aunque el gasto esté registrado.

¿Es ilimitado el reconocimiento?

No. Los planes con reconocimiento de justificantes incluyen aproximadamente 1.000 análisis al mes por usuario para gastos habituales. Esta cifra es orientativa: el consumo de la cuota mensual varía según la complejidad de los documentos y su procesamiento.

¿Qué puedo hacer sin conexión a Internet?

Los datos ya cargados siguen disponibles y las operaciones compatibles se conservan en el dispositivo hasta que puedan sincronizarse. El inicio de sesión, el análisis de justificantes, Google Calendar y las compras requieren Internet. Antes de cambiar de dispositivo o desinstalar Rouliva, vuelva a conectarse y compruebe que no queden operaciones pendientes.

¿Cómo recupero mis datos en el teléfono, la tableta y el ordenador?

Inicie sesión con la misma cuenta Rouliva en cada dispositivo. Los datos enviados al servidor estarán disponibles según sus permisos y el ámbito seleccionado. Si falta un cambio, revise primero la conexión y las operaciones pendientes del dispositivo de origen y después actualice el otro. El seguimiento automático requiere su propia configuración en el teléfono elegido.

¿Qué debo hacer al cambiar de teléfono?

Complete la sincronización del teléfono anterior antes de sustituirlo. Instale Rouliva en el nuevo, inicie sesión con la misma cuenta y configure los permisos solicitados. Si utiliza trayectos automáticos, seleccione este teléfono para el seguimiento cuando se le proponga y compruebe la fiabilidad del seguimiento y sus horarios.

¿Por qué algunas opciones no aparecen o están desactivadas?

Las opciones dependen de su plan, función, módulos autorizados por la empresa y dispositivo. Por ejemplo, la detección automática se configura en el móvil y algunos ajustes de equipo están reservados al administrador. Compruebe estos puntos antes de considerar que hay un fallo; su administrador o soporte puede ayudarle a identificar el permiso que falta.

¿Dónde gestiono mi suscripción y encuentro sus facturas?

El canal de compra determina cómo se gestiona la suscripción. Para un pago web, consulte Mi cuenta > Suscripción y facturación y el portal disponible. Para una compra en Apple o Google Play, utilice las suscripciones y el historial de compras de esa tienda. En Equipo, la gestión del plan puede estar reservada al administrador.

¿Qué información debo enviar a soporte si hay un problema?

Describa los pasos realizados, el resultado esperado y el mensaje mostrado. Indique la fecha, hora, modelo del dispositivo, sistema operativo y versión de Rouliva. Una captura sin datos sensibles facilita el diagnóstico. Nunca envíe su contraseña, un código de acceso ni sus datos bancarios completos.

¿Garantiza Rouliva conformidad fiscal de una nota?

Rouliva organiza datos, pruebas y aprobaciones. Motivo profesional, deducciones y normas locales requieren revisión. Aprobación interna no es decisión fiscal.

¿Cómo conservo una versión anterior de mi nota de gastos?

En Historial, el candado conserva el PDF de una nota periódica o personal. Al generar otro PDF se añade una versión nueva y la anterior sigue disponible. En Ajustes puede activar o desactivar el bloqueo por defecto de nuevos PDF. Desbloquear la última versión permite actualizarla; las anteriores se conservan. Los proyectos finalizados y las notas enviadas en Equipo mantienen su protección habitual. El bloqueo no añade un reembolso ni sustituye las obligaciones de conservación de justificantes.

¿Puedo consultar mis gastos desde un asistente de IA?

Con Completo o Equipo, la conexión MCP permite a un administrador autorizado conectar Rouliva con un asistente externo compatible. Por ejemplo, puede pedirle un resumen de gastos de un período. La conexión empieza en modo de solo lectura y requiere su autorización en Rouliva. Si permite la escritura, se limita a crear proyectos, trayectos manuales y gastos sin justificante. Puede revocar la conexión. Esta conexión no transmite los archivos de justificantes; las posibilidades también dependen del asistente y su versión.

¿Puedo crear una nota de gastos con un solo gasto o trayecto?

Cuando esta acción esté disponible, abra el detalle del gasto o trayecto y elija « Crear una nota de gastos única ». Indique el nombre del proyecto o de la nota. Rouliva crea una nota de proyecto con ese elemento y ofrece su PDF al finalizar. En Equipo, sigue el circuito de validación del responsable. Después aparece en las notas de proyecto y el historial. El elemento no debe reembolsarse otra vez en la nota periódica.

¿Puedo añadir gastos a un proyecto ya enviado?

Sí, según sus permisos. El proyecto permanece en « Notas de gastos - proyectos en curso ». Asígnele los nuevos gastos o trayectos y prepare otra nota para esos elementos. No se repiten los elementos ya enviados. El historial conserva una entrada y un PDF por envío, para seguir el proyecto sin sustituir la nota anterior. En Equipo, el nuevo envío también pasa por validación.

¿Cómo gestiono mis recorridos habituales y los desvíos profesionales?

En los ajustes de trayectos que requieren validación, defina las direcciones del recorrido habitual y su distancia de referencia. La opción de desvío conserva solo los kilómetros adicionales. Por ejemplo, un recorrido coincidente de 100 km con una referencia personal de 85 km deja 15 km profesionales. La opción de varios trayectos puede reconocer el recorrido con paradas durante un máximo de seis horas y descontar los 85 km una sola vez del conjunto. Revise el reparto y la clasificación Personal o Profesional antes de validar.

¿Qué comprueba el asistente de preparación de notas de gastos?

Reúne los puntos que revisar del período seleccionado: trayectos pendientes de validar, importes o justificantes ausentes, incoherencias de IVA, posibles duplicados y asignaciones. En Equipo, también puede aplicar la política de gastos activada. Abra los elementos señalados y corríjalos antes de enviar o exportar. « Lista para enviar » significa que los controles previstos no señalan más puntos pendientes; no es una certificación fiscal o contable.

¿Puedo definir una política de gastos para mi equipo?

El administrador puede activar una política con límites de comidas o alojamiento, justificantes o comentarios obligatorios y categorías permitidas. Otros controles cubren horarios inusuales, fines de semana o gastos fraccionados. En las reglas que ofrecen estas opciones, elija una advertencia, un bloqueo o desactívelas. La advertencia señala una desviación; el bloqueo impide el envío afectado hasta resolverla. Las reglas internas no sustituyen las normas fiscales.

¿Puedo cerrar la ventana mientras se analiza un justificante?

« Cerrar y analizar » cierra la ventana y pasa el análisis al seguimiento en segundo plano: encontrará el borrador y su resultado en Gastos. « Cerrar » cierra la ventana sin continuar el análisis en este recorrido. La espera rápida es de 30 segundos; ese plazo no garantiza que el servidor haya terminado. Evite fotografiar repetidamente el mismo documento mientras haya un análisis pendiente. Revise siempre los campos reconocidos antes de guardar.

¿Puedo fusionar o dividir trayectos?

Las herramientas inteligentes de Trayectos ofrecen estas acciones cuando los elementos se pueden modificar. Para fusionar, seleccione trayectos consecutivos del mismo día y vehículo, hasta un máximo de 20. La división permite separar un trayecto cuando la acción está disponible. Después revise direcciones, distancias, vehículo, clasificación y posibles deducciones personales antes de validar.

¿Puede Rouliva aprender cómo clasifico mis trayectos habituales?

Las herramientas inteligentes pueden aprender reglas a partir de sus confirmaciones de clasificación. Una regla se activa tras tres confirmaciones y puede ayudar a sugerir la clasificación de trayectos coincidentes. Revise las reglas aprendidas, compruebe y aplique las sugerencias o elimine una regla que ya no corresponda. Son distintas de los recorridos personales y distancias de referencia configurados en Ajustes.

¿Cómo registro un justificante con varios tipos de IVA?

En el detalle del gasto, revise las líneas de impuestos propuestas por el reconocimiento. Puede añadir un tipo y su importe, y corregir o eliminar una línea. Compare el IVA total, la base y el importe final con el justificante. Una línea de IVA en Rouliva no implica que sea deducible: depende de las normas aplicables y, en Equipo, de los ajustes de la empresa.

¿Puedo preparar un informe anual y gestionar varias empresas?

La página Notas de Gastos permite elegir un período mensual o anual para el resumen y los formatos disponibles. Si gestiona varias empresas, asigne cada trayecto o gasto a la empresa correcta y compruebe el ámbito antes de exportar. Las posibilidades dependen de su plan y permisos. Un resumen anual no sustituye los envíos mensuales del circuito de validación en equipo.

¿Puedo proteger el acceso a la aplicación con mi huella o mi rostro?

En la aplicación móvil, abra « Desbloqueo de la aplicación » en Ajustes. Según el teléfono, puede usar su huella, reconocimiento facial compatible o código de bloqueo. La protección se activa en ese dispositivo y requiere que su seguridad esté configurada. Protege el acceso a una sesión guardada; no sustituye las credenciales de su cuenta Rouliva.

¿Puedo conectar Rouliva con mi programa contable o una herramienta interna?

La API de empresa permite a herramientas autorizadas consultar los datos disponibles en modo de solo lectura. Un administrador puede generar una clave, darle un nombre, definir una caducidad opcional y revocarla. Hace falta una integración compatible: no se crea automáticamente un conector para cada programa contable. La API es distinta del espacio contable para usuarios y de la conexión MCP para asistentes de IA.