FAQ: gestión de gastos profesionales y software Rouliva · Austria

La detección utiliza app móvil y permisos del teléfono. En ordenador gestiona trayectos sincronizados; navegador de escritorio no sustituye seguimiento móvil.

¿Puedo añadir trayectos sin activar la detección automática?

Sí. En Trayectos, añada un desplazamiento manualmente e indique su fecha, direcciones y distancia. Desactivar los trayectos automáticos no oculta este menú. En modo Equipo, el acceso al módulo depende de los permisos concedidos por su administrador.

¿Qué debo comprobar si un trayecto no se inicia automáticamente?

Abra Ajustes > Fiabilidad del seguimiento en su teléfono. Compruebe los permisos solicitados, especialmente la ubicación precisa y en segundo plano, y las restricciones de batería. Revise después los días y horarios, la pausa por vacaciones y el teléfono elegido para la detección. Puede añadir manualmente un trayecto que falte.

¿Puedo elegir los días y horarios de seguimiento o ponerlo en pausa?

En los ajustes de detección automática, elija los días de la semana y la franja horaria de sus desplazamientos. La pausa por vacaciones permite suspender el seguimiento automático sin borrar el historial. Al volver, reanude el seguimiento y compruebe su estado en el teléfono utilizado.

¿Puedo corregir un trayecto detectado automáticamente?

Sí, siempre que sus permisos y el estado de la nota de gastos permitan modificarlo. Abra el trayecto para revisar direcciones, horarios, kilómetros, motivo y asignación. Una recepción GPS insuficiente puede explicar una interrupción del recorrido. Revise los datos antes de validar, en lugar de crear otro trayecto para el mismo desplazamiento.

¿Qué ajustes influyen en el cálculo de las indemnizaciones por kilometraje?

Revise el vehículo, el país de la empresa y el método de cálculo: baremo nacional disponible, tarifa fija o tramos personalizados. Según el baremo, también intervienen la motorización, la potencia fiscal y los kilómetros profesionales anuales. En Equipo, algunos ajustes están reservados al administrador. Compruebe estos datos antes de preparar sus notas de gastos.

¿Para qué sirve la conexión con Google Calendar?

Con Completo o Equipo, la conexión opcional con Google Calendar ayuda a nombrar los trayectos a partir de las citas relacionadas. La asociación utiliza el lugar y los horarios; una opción permite usar solo los horarios. El acceso es de solo lectura: Rouliva no modifica sus citas. Puede corregir los títulos y desconectar el calendario en los ajustes.

¿Puedo crear un gasto con una foto?

Reconocimiento extrae campos según plan. Revise importe, fecha, categoría e impuestos antes de validar. Extracción automática no decide deducción fiscal.

¿Qué formatos de justificantes puedo importar?

Puede adjuntar una foto JPG, PNG o HEIC, o importar un PDF, dentro del límite indicado al añadirlo. Si el PDF tiene varias páginas, seleccione la que desea adjuntar y analizar. Compruebe que el justificante esté completo, sea legible y no tenga reflejos, especialmente en los importes y las líneas de impuestos.

¿Qué hago si el análisis de un justificante falla o sigue pendiente?

Compruebe su conexión a Internet y abra el borrador guardado en Gastos. Un análisis pendiente puede seguir procesándose: evite importar el mismo documento varias veces. Si se indica un fallo, reintente desde el borrador o complete los campos manualmente y revise el resultado antes de guardar.

¿Qué diferencia hay entre un gasto adelantado personalmente y uno pagado con tarjeta de empresa?

El medio de pago indica quién abonó el gasto. Un gasto profesional pagado con su tarjeta o efectivo personales puede incluirse en el importe a reembolsar, según su validación. Un gasto con tarjeta de empresa debe contabilizarse, pero no reembolsársele. Esta elección es distinta de la clasificación Personal o Profesional.

¿Puedo separar mis trayectos y gastos personales de los de la empresa?

Con Completo o Equipo, el espacio Personal permite clasificar por separado sus trayectos y gastos personales. Tienen su propio ámbito y no pasan por el circuito de validación de las notas profesionales. Revise la clasificación de cada elemento: la ida y la vuelta de un desplazamiento pueden tener clasificaciones distintas.

¿Puedo agrupar los trayectos y gastos de una misión por proyecto?

Sí, cuando la gestión de proyectos esté disponible con su plan y sus permisos. Asigne los trayectos y gastos al proyecto correspondiente y prepare su nota de gastos. Los elementos ya incluidos en una nota de proyecto se identifican en el seguimiento periódico para evitar contarlos dos veces en el reembolso.

¿Cómo funciona la validación en equipo?

Colaboradores envían notas; responsables autorizados revisan y aprueban o solicitan corrección. Políticas activadas ayudan a detectar desviaciones.

¿Por qué ya no puedo modificar una nota de gastos enviada?

El envío bloquea la nota para preservar los elementos examinados por el responsable de validación. Si se rechaza, consulte el motivo, realice las correcciones solicitadas y envíela de nuevo. Si la nota ya está validada o reembolsada, contacte con su administrador para seguir el circuito de corrección previsto.

¿Marcar una nota como reembolsada inicia una transferencia bancaria?

No. El estado de reembolso y la fecha de pago sirven para seguir los pagos en Rouliva. La empresa debe realizar el pago por separado mediante su procedimiento habitual. Marque la nota como reembolsada una vez confirmado el pago para que el historial refleje la situación real.

¿Puede mi asesor consultar mis expedientes?

Acceso contable es de solo lectura, autorizado por empresa. Vinculación identifica despacho; poseer enlace no da datos del cliente. Empresa puede retirar permiso.

¿Qué documentos puedo exportar?

Rouliva ofrece PDF, Excel y TXT para expedientes correspondientes. Contenido depende de plan, permisos y ámbito seleccionado.

¿Por qué falta un trayecto o gasto en mi nota o en el panel?

Revise el período, la empresa, el colaborador y los filtros seleccionados, y después la clasificación Personal o Profesional. Compruebe también la validación y la sincronización del elemento. En una nota, el medio de pago o la inclusión en una nota de proyecto pueden explicar un reembolso nulo aunque el gasto esté registrado.

¿Es ilimitado el reconocimiento?

No. Los planes con reconocimiento de justificantes incluyen aproximadamente 1.000 análisis al mes por usuario para gastos habituales. Esta cifra es orientativa: el consumo de la cuota mensual varía según la complejidad de los documentos y su procesamiento.

¿Qué puedo hacer sin conexión a Internet?

Los datos ya cargados siguen disponibles y las operaciones compatibles se conservan en el dispositivo hasta que puedan sincronizarse. El inicio de sesión, el análisis de justificantes, Google Calendar y las compras requieren Internet. Antes de cambiar de dispositivo o desinstalar Rouliva, vuelva a conectarse y compruebe que no queden operaciones pendientes.

¿Cómo recupero mis datos en el teléfono, la tableta y el ordenador?

Inicie sesión con la misma cuenta Rouliva en cada dispositivo. Los datos enviados al servidor estarán disponibles según sus permisos y el ámbito seleccionado. Si falta un cambio, revise primero la conexión y las operaciones pendientes del dispositivo de origen y después actualice el otro. El seguimiento automático requiere su propia configuración en el teléfono elegido.

¿Qué debo hacer al cambiar de teléfono?

Complete la sincronización del teléfono anterior antes de sustituirlo. Instale Rouliva en el nuevo, inicie sesión con la misma cuenta y configure los permisos solicitados. Si utiliza trayectos automáticos, seleccione este teléfono para el seguimiento cuando se le proponga y compruebe la fiabilidad del seguimiento y sus horarios.

¿Por qué algunas opciones no aparecen o están desactivadas?

Las opciones dependen de su plan, función, módulos autorizados por la empresa y dispositivo. Por ejemplo, la detección automática se configura en el móvil y algunos ajustes de equipo están reservados al administrador. Compruebe estos puntos antes de considerar que hay un fallo; su administrador o soporte puede ayudarle a identificar el permiso que falta.

¿Dónde gestiono mi suscripción y encuentro sus facturas?

El canal de compra determina cómo se gestiona la suscripción. Para un pago web, consulte Mi cuenta > Suscripción y facturación y el portal disponible. Para una compra en Apple o Google Play, utilice las suscripciones y el historial de compras de esa tienda. En Equipo, la gestión del plan puede estar reservada al administrador.

¿Qué información debo enviar a soporte si hay un problema?

Describa los pasos realizados, el resultado esperado y el mensaje mostrado. Indique la fecha, hora, modelo del dispositivo, sistema operativo y versión de Rouliva. Una captura sin datos sensibles facilita el diagnóstico. Nunca envíe su contraseña, un código de acceso ni sus datos bancarios completos.

¿Garantiza Rouliva conformidad fiscal de una nota?

Rouliva organiza datos, pruebas y aprobaciones. Motivo profesional, deducciones y normas locales requieren revisión. Aprobación interna no es decisión fiscal.