Véhicule personnel, loué ou prêté · Canada

Des réponses pratiques pour vos déplacements, vos justificatifs et les frais de votre entreprise.

Le pays détermine les règles. La langue reste indépendante.

Consultation des sources :

Vos questions, en pratique · Canada

Qui peut bénéficier des indemnités kilométriques ?

Un salarié ou un dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour une mission de l’entreprise peut être remboursé, avec un relevé des trajets et un calcul justifié. L’entreprise ne doit pas déjà supporter les mêmes coûts. Pour un indépendant en nom propre, il s’agit d’une déduction de frais selon son régime fiscal, et non d’une note de frais de salarié.

Comment rembourser l’utilisation d’un véhicule loué ?

Identifiez d’abord qui paie la location. Si l’entreprise paie le loueur, le conducteur ne réclame pas une seconde fois ce loyer. Si la personne avance les frais, conservez le contrat, la facture et la part professionnelle. Un calcul kilométrique ne doit pas couvrir de nouveau les coûts déjà remboursés.

Comment justifier l’usage professionnel du véhicule de son conjoint ?

Conservez les documents du véhicule, le relevé des missions et la preuve des frais supportés par la personne remboursée. Précisez à qui appartient la voiture. Ne payez pas à deux personnes le même carburant ou le même déplacement, même si elles appartiennent au même foyer.

Quels frais déclarer avec un véhicule prêté ?

Déclarez les frais professionnels que vous avez réellement supportés et indiquez que le véhicule est prêté. Gardez les justificatifs de carburant ou de participation aux coûts, ainsi que le relevé des trajets. Un véhicule gratuit ne crée pas une dépense de location à rembourser.

La carte grise est-elle nécessaire pour justifier les IK ?

Conservez le certificat d’immatriculation ou le document local qui identifie le véhicule. Joignez le contrat de location ou l’autorisation d’utilisation si nécessaire. Ces pièces expliquent quel véhicule a servi aux missions ; le relevé de trajets reste nécessaire pour établir les distances professionnelles.

Sources officielles et période de référence

Les montants s’appliquent aux périodes précisées dans les réponses. Les textes officiels ci-dessous détaillent les conditions et les exceptions.

Ces réponses présentent les règles générales du pays sélectionné, pour les périodes indiquées. Elles ne constituent pas un conseil juridique, fiscal ou comptable personnalisé. Votre expert-comptable peut vous accompagner pour leur application à votre entreprise.